Nepregledna dokumentacija je “bolna točka" brojnim javnim ustanovama, ali I privatnim tvrtkama, a ona se veoma jednostavno može riješiti uvođenjem sustava za upravljanje dokumentacijom.
Izraz koji se koristi za implementaciju ovakvog softvera je digitalna transformacija: uzima se ono što se nalazi na papiru i pretvara u digitalno, lako pretraživo, sigurno i brže za odobravanje i praćenje.
Ovog puta pobliže ćemo pogledati kako se sustav za upravljanje dokumentima (DMS) može primijeniti na javne ustanove.
Pet razloga za instaliranje sustava za upravljanje dokumentima za javne ustanove
Mnoge javne institucije još uvijek nemaju uspostavljen informacijski sustav koji bi se bavio važnim digitalnim administrativnim pitanjima - ulaznom poštom , računima, raznim evidencijama i poslovnim procesima. Kod njih se sve to još uvijek obrađuje na papiru ili parcijalno sa nekim neadekvatnim programskim alatima.
Zašto bi vaša javna institucija trebala instalirati sustav elektroničkog upravljanja dokumentima?
1. Kako biste bili usklađeni s novom Uredbom o uredskom poslovanju
1. srpnja 2021. godine Vlada Republike Hrvatske donijela je Uredbu o uredskom poslovanju kojom se uređuju pravila i mjere uredskog poslovanja u obavljanju poslova državne uprave, a primjenjuju se na uredsko poslovanje tijela državne uprave, drugih državnih tijela, jedinica lokalne i područne (regionalne) samouprave te svih javnopravnih tijela. Novom Uredbom stavlja se veliki naglasak na digitalizaciju. Međusobna komunikacija dobiva novu dimenziju te se kao takva potpuno mijenja jer se uvodi nova generacija dokumentacije – dokumentacija koja fizički ne postoji.
2. Lakše i brže pronalaženje dokumenata
Javne ustanove često primaju pozive od drugih institucija ili organa za provođenje zakona u potrazi za informacijama koje su pohranili. Ako su papirnati dokumenti zaključani negdje u podrumu, teško ih je dohvatiti, a može biti teško i pronaći ono što se traži. Da ne spominjemo rizik od gubitka tih informacija ako se dogodi požar, poplava ili neka druga prirodna katastrofa.
Sa sustavom za upravljanje dokumentima možete pohraniti, klasificirati, pretraživati i dohvatiti bilo koju vrstu dokumenta za bilo koji odjel. Elektronsko upravljanje dokumentima također nudi standardizaciju, tako da činjenica da tijekom godina različiti ljudi/zaposlenici arhiviraju zapise ne znači da se datoteke pohranjuju i klasificiraju na različite načine. Sve je lako pronaći, bilo da se radi o evidenciji zaposlenika ili povijesti računa.
3. Povećajte sigurnost s pristupom temeljenim na dopuštenjima
Gubitak važnih dokumenata u današnje je vrijeme nedopustiv! Evidenciji neke javne ustanove, bilo da sadrži privatne podatke o zaposlenicima, suradnicima, ili o poslovnim transakcijama, ne bi se smjelo lako pristupiti. Sustavi elektroničkog upravljanja dokumentima imaju puno veću zaštitu, a jedan vid zaštite je i što su pohranjeni podaci vidljivi samo osobama kojima je odobren pristup (i može postojati više razina tko ima pristup kojim dokumentima).
4. Automatizirajte procese i smanjite troškove
Štednja novca i vremena zaposlenika automatizacijom procesa još je jedna vrijednost uvođenja DMS sustava u javne ustanove.
Automatizacija je, primjerice, veoma korisna kod procesa plaćanja računa. Uskladite fakture kroz tijek rada i elektronički ih distribuirajte u različite zgrade ili različite voditelje odjela. Automatski podsjetnici su tu da se svi računi mogu platiti na vrijeme, pa nema mogućih dodatnih troškova. Svi se dokumenti tada pohranjuju, klasificiraju i dostupni su za preuzimanje.
Posao se može obaviti brže, tako da zaposlenici ne gube vrijeme na ručne zadatke kao što su arhiviranje i traženje računa i ostalih papirnatih dokumenata. Svaka sekunda provedena u potrazi za nekim dokumentom nepotrebno je trošenje vremena koje bi se bolje moglo iskoristiti na podizanje kvalitete rada.
5. Smanjite količinu papirnatih dokumenata koji trebaju pohranu
Dokumenti koji se odnose na administraciju poslovanja neke ustanove još uvijek se često pohranjuju u papirnatom obliku. Osim toga, na isti način se čuvaju privatni podaci zaposlenika i suradnika, razni nalozi i dozvole... Uz DMS sustav javne ustanove mogu pohraniti te datoteke elektronički skenirajući ih ili preuzimajući digitalne dokumente i datoteke. Time se smanjuje broj papirnatih datoteka koje ustanova treba pohraniti.
Jeste li spremni započeti s elektroničkim upravljanjem dokumentima?
Izrađen u skladu s Uredbom o uredskom poslovanju, HIVERGEN sadrži mnoge funkcionalnosti kako bi ispunio sve potrebne zahtjeve i obveze koje imaju razne javne ustanove i agencije, gradovi, županije, općine, škole, muzeji...
Zaprimanje, obrada i izdavanje dokumenata je ubrzano i automatizirano, uz dodatak brojnih prednosti.
• Svi dokumenti su u digitalnom obliku i mogu se lako i brzo pronaći
• Svaka informacija koja je potrebna u radu je točna i pravovremeno dostupna
• Mogućnost jednostavne izrade rješenja, dopisa i odluka
• Distribucija dokumenata i informacija među zaposlenicima ubrzana
Funkcionalnosti Hivergen sustava koje olakšavaju upravljanje dokumentacijom su
• Digitalna pisarnica
• Automatska digitalna arhiva (skeniranje, učitavanje, predlošci, datoteke)
• Mogućnost unosa i skeniranja većeg broja dokumenata
• Kompletan urudžbeni zapisnik (NUP/UP)
• Kompatibilan s Uredbom o uredskom poslovanju
• Automatska dodjela urudžbenih brojeva / rednih brojeva
• Uvid u status predmeta (tko ga je zadužio, datum zaduživanja i sl.)
• Jednostavno pretraživanje prema klasi, urudžbenom broju, podnositelju, poslovnom subjektu, raznim datumima i sl.
• Upravljanje matičnim podacima
- Partneri
- Definiranje klasa, klasifikacijskih planova, organizacijskih jedinica
• Dodjeljivanje i praćenje zadataka
• Slanje i primanje internih poruka s prilozima (predmeti, dokumenti, datoteke)
• Ispis košuljice predmeta, ispis štambilja
I još mnogo toga (u skladu s vašim potrebama)...
Kako DMS sustav može pomoći VAMA?
Implementacija modernog rješenja za upravljanje dokumentima nudi mnogo značajnih prednosti za javne ustanove, ali i tvrtke svih veličina. Smanjeni troškovi, bolja učinkovitost poslovanja i kvalitetnija suradnja zaposlenika mogu imati ogroman utjecaj na uspješnost poslovanja.
HIVERGEN je razvila tvrtka s tridesetogodišnjim iskustvom INPRO d.o.o. iz Čakovca (https://inpro.hr/, inpro@inpro.hr), a uz postojeći DMS, ima još puno više funkcionalnosti kojima se aktivno služe brojne tvrtke u Hrvatskoj. DMS, BI (poslovna inteligencija i izvještavanje) i BPM (upravljanje poslovnim procesima) čine jedinstvenu cjelinu koja uvelike olakšava poslovanje i upravljanje informacijama i dokumentima u svakoj tvrtki.
Kvaliteta sustava leži u njegovoj jednostavnosti, prilagodbi potrebama svakog korisnika i brzini. Ovo je jednostavan i pristupačan tehnološki sustav koji omogućava uštedu troškova, pojednostavljuje i olakšava tijek rada te uvodi red u poslovanje.
