Rad od kuće u izvanrednim okolnostima stresan je za sve. Dijelom jer mnogi nisu navikli na takav način rada, a dijelom jer nemaju uvjete za rad kod kuće kakve imaju u uredu. Svemu tome treba dodati i nove načine komuniciranja s kolegama jer više nije moguće samo došetati do nekog kolege i pitati ga nešto. Treba ga ili nazvati ili poslati e-mail ili pak uključiti videokonferenciju.

I upravo se u tom dijelu događa najviše problema. Oni koji rade od kuće već su savladali osnove bontona kod videopoziva. Poput onoga da se ipak trebate počešljati prije uspostavljanja videopoziva ili da je dobro da vam se baš ne vidi neuredan dnevni boravak iza vas.

No to je samo početak. Želite li zaista biti produktivni i uspješni tijekom videopoziva, trebali biste voditi računa o sljedećim stvarima.

Kakva vam je veza?

Povremeni razgovori s prijateljima ili članovima obitelji preko Skypea nisu vas pripremili za aktivno korištenje videopoziva u poslovne svrhe. Kod poslovnih poziva važno je da vas druga strana (ili druge strane) dobro čuju i vide.

Zato je važno provjeriti kakva vam je internetska veza. Većina aplikacija i servisa za videopozive ima mogućnost testiranja u samoj aplikaciji. Što vam je veza brža i stabilnija, to će i videopoziv biti bolji. Primjerice, za uspostavu poziva putem Skypa potrebna je brzina od minimalno 4 Mbps / 128 kbps. Sve iznad toga samo je još bolje.

Računajte da nećete imati uključenu samo aplikaciju za videopoziv, nego vjerojatno i neke druge programe, što će dodatno opteretiti internetsku vezu.

Ako vam je veza slaba ili loša, radije dogovorite telefonski ili samo audiopoziv i nemojte riskirati s lošom videovezom.

Testirajte hardver

Radite li na laptopu, vjerojatno imate ugrađenu kameru koju možete koristiti za videopozive. No radi li? Kad ste ju posljednji put koristili? Kako biste izbjegli neugodne situacije i ujedno provjerili što točno vaš sugovornik vidi na svom ekranu, testirajte svoj hardver.

I tu će vam dobro doći aplikacije za uspostavu videopoziva koje imaju opciju testiranja kamere, zvučnika i mikrofona u sebi. Ako nešto ne radi, još stignete popraviti. Ne radi vam kamera? Zvučnici ili mikrofon? Pokušajte instalirati aplikaciju za videopoziv na svoj pametni telefon i koristiti ju tako.

No što ako radite na stolnom računalu koje nema instaliranu kameru ili zvučnike? Ponovno vam može u pomoć priskočiti vaš pametni telefon. U tom slučaju, preporučujem da pronađete neki stalak za pametni telefon (možete ga i privremeno napraviti od kartona) kako biste mogli sudjelovati u pozivu, ali i istovremeno raditi na računalu.

Sakrijte pozadinu

Ako radite u kućnom uredu, provjerite što vam se nalazi iza leđa, odnosno što se vidi u videopozivu. Bijeli zid? Izvrsno. Prozor prema susjedu? To bi mogao biti problem. Kuhinja? Svakako bi ju trebalo "sakriti".

Aplikacije poput Skypea ili Microsoft Teams omogućuju korisnicima da zamute pozadinu i fokus stave na osobu ispred kamere. Zoom pak daje mogućnost stavljanja virtualnih pozadina pa vaši kolege s posla ne moraju znati da jutros niste stigli pospremiti krevet.

U svakom slučaju, prije poziva isprobajte što vam se od opcija nudi i odaberite onu koja vam najbolje odgovara. Nemojte započeti poziv i onda panično gledati što treba stisnuti.

Kad je vrijeme za poziv, a kad za chat ili e-mail

Prije nego što pozovete nekoga u videopoziv, razmislite - zaslužuje li ova situacija videopoziv? Neke je stvari jednostavnije (i brže) riješiti običnim telefonskim pozivom. Ili čak s rečenicom ili dvije u chatu. Ili pak kratkim e-mailom.

Videopozivi ili videokonferencije trebale bi biti rezervirane za bitne sastanke na kojima je nužno da se međusobno vidite ili da zajedno prokomentirate neku prezentaciju ili pak za neke edukacije. Sve ostalo može se riješiti i drugim kanalima komunikacije.

Videokonferencija, ilustracija (Foto: Getty Images)

Nemojte upadati jedni drugima u riječ

Baš kao i kod klasičnih sastanaka licem u lice, i kod videopoziva treba voditi računa o bontonu i pravilima ponašanja.

Dogovorite kako ćete signalizirati jedni drugima da imate pitanje ili koristite chat opciju (ako postoji) kako biste postavili pitanja na koja onda drugi mogu odgovarati pismeno ili tijekom videopoziva.

Tako ćete imati i zapisana pitanja na koja možda tijekom videopoziva niste dobili odgovore, a možete i kasnije odgovoriti na njih.

Utišajte svoj mikrofon kad ne govorite

Ako ste ikad gledali sjednicu Sabora ili neki drugi sastanak na vrhu, primijetili ste da oni stalno uključuju i isključuju mikrofone. Isto biste i vi trebali učiniti tijekom videopoziva.

Kad imate nešto reći, uključite mikrofon (obično na dnu ekrana imate opciju "mute" odnosno "unmute" ili ikonicu mikrofona), a kad ste gotovi s govorom, isključite zvuk. Tako drugi sudionici videopoziva neće čuti vaše nakašljavanje, eventualnu škripu stolca, šuškanje papirima, nervozno klikanje po mišu i slično. Osim toga, tako možete i slobodno razgovarati s nekim drugim tko se nalazi u prostoriji s vama.

Budite fokusirani

Videopozivi ne bi trebali trajati satima. Pripremite o čemu želite razgovarati i što želite reći prije samog poziva. Tako ćete se moći držati zadanih tema, ali i završiti videopoziv u pristojnom vremenu. Također, nemojte se javljati na telefon ili raditi nešto drugo tijekom videopoziva, osim ako to nije povezano sa samim videopozivom (npr. ako radite prezentaciju tijekom videopoziva ili vodite bilješke).

Obucite se poslovno

Osim ako se ne radi o ležernom videopozivu s kolegama tijekom kojeg će posao biti u drugom planu, a druženje u prvom, bilo bi zaista dobro da se poslovno odjenete i uredite. Činjenica da radite od kuće ne znači da ne pristupate poslu jednako ozbiljno kao kad ste u uredu.

Izvor: Digital Trends