Zahvaljujući napretku tehnologije način poslovanja tijekom posljednja dva desetljeća radikalno se promijenio tako da više nismo vezani za jedan ured, uredski stol i računalo, već je naš ured 'cijeli svijet', a često je jedini alat koji je dovoljan za obavljanje posla pametni telefon. Prvu veliku 'revoluciju poslovanja' možemo zahvaliti dostupnosti interneta i e-mailova koji su uvelike utjecali na brzinu poslovanja i produktivnost te su zaposlenici, umjesto iz ureda, posao mogli obavljati od kuće. Druga velika revolucija u poslovanju vezana je uz, naravno, mobilne uređaje, pri čemu je jedan od pionira bila kanadska kompanija Research In Motion (današnji BlackBerry), a njihovi su telefoni u prošlom desetljeću bili simbol 'ozbiljnih poslovnjaka' i omogućavali su primanje i slanje mailova u stvarnom vremenu.

Daljnji razvoj mobilne tehnologije, odnosno sve napredniji i pametniji mobilni uređaji i tableti, mobilne aplikacije te razvoj (brzog) mobilnog interneta dodatno su utjecali na evoluciju poslovanja koja je malim i velikim kompanijama donijela brojne nove mogućnosti koje su im omogućile brzo i efikasnije poslovanje. Ipak, usprkos tome što su tvrtke i pojedinci sve više počeli koristiti ovakav način poslovanja te je tijekom godina postao iznimno popularan izraz 'ured za van', i dalje je postojao jedan veliki problem. Naime, ljudi su s vremenom počeli koristiti sve veći broj uređaja – od privatnih računala preko poslovnih stolnih i prijenosnih računala pa do 2-3 pametna telefona i tableta na kojima su koristili sve veći broj podataka (datoteke, dokumenti, fotografije i slično) te je bilo potrebno konstantno prebacivati te podatke s uređaja na uređaj. Npr. ako počnete raditi na jednom dokumentu na stolnom računalu, morate ga putem USB-a ili maila prebaciti na prijenosnik kako bi nastavili raditi na njemu tijekom poslovnog putovanja i onda ponovno prebaciti njegovu posljednju verziju na kućno računalo kako bi doma dovršili taj dokument i ponovno ga poslati na telefon i tablet kako bi mu mogli pristupati i s mobilnih uređaja. Također, s obzirom na korištenje više uređaja, za korištenje nekih programa (poput Microsoftovih aplikacija iz Office paketa) bilo je potrebno kupiti više licenci, što je predstavljalo dodatan trošak.

U oblaku je spas i – ušteda!

Rješenje za ovakve probleme velikih kompanija, ali i običnih korisnika nalazi se u – oblaku. Na ovaj način, dokumenti i fotografije ne pohranjuju se direktno na vaše računalo ili mobilni uređaj, već se pohranjuju u cloud, odakle im se može pristupiti s bilo kojeg mjesta na svijetu (naravno, potrebna je internetska veza). Npr. fotografiju snimljenu pametnim telefonom ne morate slati mailom i onda je posebno pohranjivati na stolna i prijenosna računala, već ju je dovoljno pohraniti u neki od cloud servisa i ona će automatski biti dostupna na svim uređajima. Veliku prednost 'računarstva u oblacima' odavno su prepoznali u Microsoftu te su nakon Azure platforme predstavili i cloud verziju jednog od svojih najpopularnijih proizvoda – Officea.

Ova verzija Officea (nazvana Office 365) namijenjena je ponajviše poslovnim subjektima (malim, srednjim i velikim kompanijama) kojima omogućuje još efikasnije i fleksibilnije poslovanje, uz značajne uštede. Kao prvo, Office 365 omogućuje korištenje Microsoftovih aplikacija na više uređaja te se jedna licenca može aktivirati na čak pet različitih uređaja (stolna računala, prijenosna računala, pametni telefoni i tableti) tako da tvrtke neće morati plaćati pet licenci, već samo jednu, a i smanjen je početni trošak jer, umjesto plaćanja cijelog programa odjednom, plaća se mjesečna pretplata. Također, s Officeom 365 više nema problema s nadogradnjama na nove verzije, jer će korisnicima uvijek biti dostupne najnovije verzije programa poput Worda, Excela, PowerPointa, Outlooka, Sharepointa, Lynca i OneDrivea sa svim novim mogućnostima softvera.

Sloboda poslovanja

Pored navedenog, ono što je mnogima vjerojatno najvažnije jest da su s ovim Officeom napokon srušena sva ranija ograničenja u poslovanju te više nema konstantnog prebacivanja podataka i dokumenata s jednog uređaja na drugi. Naime, dokumenti se pohranjuju u oblaku tako da će korisnici na određenom dokumentu moći početi raditi na poslovnom računalu, moći će nastaviti raditi na njemu i na svom laptopu izvan ureda ili putem do doma na telefonu i dovršiti ga navečer na kućnom računalu pri čemu neće biti potrebno stalno snimati i slati dokument s uređaja na uređaj, već će njegova posljednja verzija korisnicima uvijek biti dostupna u oblaku. Treba napomenuti da prilikom pristupanja i uređivanja dokumenta korisnici nisu ograničeni samo na navedenih pet uređaja, već dokumentima u Wordu, Excelu, PowerPointu i Outlooku mogu pristupati i putem bilo kojeg preglednika internetskih stranica.

Osim pojedincima, cloud verzija Officea naročito je korisna kompanijama čiji zaposlenici rade zajedničkim na projektima i dokumentima te će u različitim dijelovima Hrvatske i svijeta, s bilo kojeg uređaja, svi u isto vrijeme moći raditi na istom projektu i imati pristup svim dokumentima. Slično je i s fotografijama i s drugim 'težim' sadržajem koji se može pohraniti u Microsoftovom One Driveu i pristupiti s bilo kojeg mjesta, a brzi pristup i takvim teškim datotekama omogućuje Vipnetov 4G super brzi internet brzine do 75Mbps.Tvrtke mogu naručiti Office 365 putem ovog linka tako da se mogu posvetiti isključivo poslovanju, dok će se za sve ostale stvari poput nadogradnje softvera, sigurnosti (Office 365 dolazi sa zaštitom od spama i malwarea) pobrinuti Microsoft i Vipnet čija je korisnička podrška na usluzi 24 sata dnevno. 

Foto: Thinkstock