Mnogi zaposlenici spominju novi polet energije, veću predanost radu i zadacima, sreću i ispunjenje nakon odrađenog posla, ali što zapravo hibridni rad čini poslovnom profitu?
Sada, kada su se timovi počeli vraćati u urede, brojne kompanije zadržale su mogućnost rada na daljinu, pa u najvećem broju slučajeva zaposlenici, ali i menadžeri i ostalo rukovodstvo djelomično rade od kuće i djelomično iz ureda. Hibridni model je, čini se, svima donio dobro.
Svjetska istraživanja pokazuju da je produktivnost timova koji rade u uredu ili onih koji rade na daljinu zapravo ista. Također, iz rezultata je vidljivo kako je započinjanje radnog dana onih koji rade od kuće sve ranije, a završetak svih poslovnih obaveza kasnije u danu. To vjerojatno proizlazi iz činjenice da je svaki zaposlenik i unutar službenog radnog vremena utrošio vrijeme na privatne obaveze i interese, pa im zbog visoke razine zadovoljstva zbog zadovoljenih osobnih potreba nije teško posvetiti se poslu i u kasnijim večernjim satima.
Hoće li kompanije koje su ranije uvele hibridni rad, a pandemija ih u tome potpuno usavršila, zadržati ovaj model i nakon što za njega ne bude više potrebe teško je pitanje. Zasad se mjere pozitivni učinci, no nitko ne zna što bi se dogodilo da se fizički kontakt u potpunosti izgubi. Takvu ideju zapravo nitko ne podupire. Kako su se snašli, kakvi su rezultati i što je sve dobro hibridni rad donio saznali smo u Atlantic Grupi te tvrtkama Rimac automobili, Orbico i Combis.
U Atlantic Grupi smatraju da bi rad bez fizičkog doticaja bilo teško i nerealno organizirati u cijelosti, ali podržavaju mogućnost da zaposlenici biraju što žele koliko god je to moguće, ovisno o potrebama samog radnog mjesta.
Hibridni rad, misleći pritom na virtualne sastanke, navodi Mojca Domiter, izvršna direktorica odjela Ljudi i kultura Atlantic Grupe, u ovoj je kompaniji aktualan već nekoliko godina. Nije imalo smisla da predstavnici svakog tržišta na kojem kompanija posluje dolaze u drugu državu svaki tjedan na sastanak, pa je virtualna komunikacija bila olakšavajuće sredstvo rada.
Povremeni rad od kuće u Atlantic Grupi je pak uveden još 2018. godine. Trećina zaposlenika ove kompanije radi poslove koji se mogu raditi od kuće, iako se to prije iskorištavalo u manjoj mjeri. Ipak, uvođenjem prvog lockdowna u Hrvatskoj početkom 2020. godine oko 1500 zaposlenika doslovno je preko noći počelo raditi od kuće. Logistici, dijelu prodaje, zaposlenima u ljekarničkom lancu i proizvodnji to priroda posla ne dozvoljava, pa se kompanija u ovom segmentu fokusirala na zaštitu i prevenciju zaraze na radnom mjestu.
''U prvom trenutku svi su jako dobro reagirali na mogućnost da rade od kuće jer kada smo se prvi put sreli s koronavirusom, sve nas je bilo strah i svi su se željeli zaštititi. Nakon nekog vremena zaposlenici su počeli osjećati i nedostatke rada na daljinu, nedostajali su im kontakti i bilo im je potrebno da viđaju kolege".
Ispitujući navike i potrebe zaposlenika u ovim okolnostima, imajući u vidu dugoročnu perspektivu, shvatili smo da većina zapravo želi hibridni rad – slobodu da nekoliko dana radi od kuće, ali i da dolazi u ured'', ističe Domiter.
Hibridni rad u Atlantic Grupi je zaživio. Prije nekoliko mjeseci počeli su testirati kako bi sve u budućnosti trebalo izgledati. Ovisno o okolnostima u kojima tim radi, zaposlenici su se morali odlučiti žele li raditi od kuće, iz ureda ili kombinirati obje opcije.
''Ova nas je situacija dovela do toga da zaposlenici shvate da rad od kuće i nije baš tako sjajan, ali i da poslodavci shvate da rad od kuće nije baš takva šteta ili katastrofa'', kaže Mojca Domiter, izvršna direktorica odjela Ljudi i kultura Atlantic Grupe.
Menadžerima je postalo još kompleksnije. Uvođenjem hibridnog rada menadžerska funkcija u upravljanju ljudima postala je još izazovnija. Sada, nakon uvođenja hibridnog rada, menadžeri moraju biti još fleksibilniji, još empatičniji jer moraju razumjeti zašto je nekome rad od kuće važan. Moraju puno bolje planirati aktivnosti jer svaki tim i dalje ima određene dane kada se mora pojaviti u uredu. Tada menadžer mora dobro isplanirati na čemu je nužno da tim zajednički radi kako bi sve i dalje dobro funkcioniralo.
''Dominanto iskustvo o radu od kuće u Atlantic Grupi je pozitivno. Tehnički smo bili spremni i prije nego što nas je koronasituacija na to primorala. Pokazali smo veliku brigu o zaposlenicima, pratimo kako se osjećaju'', rekla je Domiter.
''Jednostavno prebacivanje u modul ''rad od kuće'' omogućio je alat Microsoft Teams. Teams je vrlo brzo uveo dodatne mogućnosti, na primjer da postavljaš pitanja, što je omogućilo interaktivne sastanke, zatim breakout sobe, dijeljenje materijala, i to nam je značajno olakšalo rad'', ističe Mojca.
Izazov koji još nije u potpunosti riješen u Atlantic Grupi je upravljanje prostorom, ali rješenje i ovog izazova je na pomolu.
Iako je oko 1500 zaposlenika odluku o novoj vrsti rada praktički moglo donijeti samostalno uz dogovor s nadležnim menadžerom, Mojca smatra kako je ta sloboda izbora zaista održiva. Međutim, postoje grupe zaposlenika koje ne mogu raditi od kuće ili to mogu tek povremeno. Svaki novi zaposlenik ne može raditi od kuće, tko god je mentor novom zaposleniku također ne može raditi od kuće. Isto tako, timovi koji se sastoje od više od 40 posto novih članova moraju raditi iz ureda.
''Izrazito nam je bitno jačanje kulture. Osjećaj pripadnosti je jako važan element i on se gubi ako je netko stalno kod kuće. Mislim da je dobro naći balans i zadovoljiti potrebe svih zaposlenika. Ali uglavnom su nam zaposlenici rekli da im nedostaje viđanje i svjesni su kako ne mogu bez tog fizičkog kontakta.''
''Kompanija treba postaviti pravila koja osiguravaju neku vrstu pravednosti i kontinuiteta. Važna je fleksibilnost, ali socijalni kontakt je najvažniji.''
Hrvatska kasni s reguliranjem pitanja rada od kuće. Zakon o radu ne poznaje pojam fleksibilnog rada i kada su se prije pet godina u Atlantic Grupi za to pripremali, proživljavali su pravnu noćnu moru. Osim pravila, koja nisu regulirana u Zakonu o radu, izazov je bio i posložiti sve o dodatnim davanjima. Na primjer, porez na naknadu za prijevoz je neoporeziv, a naknada za rad od kuće je porezno oporeziva, što znači da će poslodavac davati istu svotu novca, a zaposlenik će dobivati manje. To je nešto na čemu Hrvatska mora ubrzo poraditi.
U tvrtki Orbico tehnologija je omogućila brzu transformaciju i neometani nastavak poslovnih procesa
Srpanj 2014. godine bio je mjesec u kojem su zaposlenici Orbica počeli raditi od kuće. Tada su uveli Microsoft Office 365, koji im je to i omogućio. Riječ je o uredskom paketu koji je baziran na oblaku. Naravno, glavna transformacija načina rada dogodila se pojavom pandemije i nekoliko mjeseci kasnije provedeno je istraživanje unutar tvrtke Orbico. Čak 93 posto zaposlenika pozitivno je ocijenilo rad na daljinu, koji je u kombinaciji s radom u uredu najbolja varijanta u pandemijskim uvjetima. Kako bi sve funkcioniralo savršeno i u novim uvjetima i predstavnici tvrtke Orbico odlučili su se na korištenje paketa Microsoft Office 365 u kombinaciji s aplikacijama Teams, koja omogućuje sastanke na daljinu, i SharePoint, koja omogućuje zajedničko dijeljenje podataka. Upotrebljavaju i Microsoft Dynamics NAV (Navision), paket za vođenje poslovnih procesa te alate za poslovno izvještavanje.
''Nikada neće biti kao što je nekad bilo. Ono što smo sada iskusili u posljednje dvije godine ima i pozitivnih i negativnih strana. Pozitivno je smanjenje putovanja od kuće do radnog mjesta i obrnuto, suradnja na daljinu, ali kontakt uživo se ne smije izbjegavati. Pokazalo se u našem poslu da koliko god se koristili tehnologijom, kontakt uživo donosi pozitivan učinak.''
Pandemija je ubrzala procese koji su u Hrvatskoj u velikim kompanijama započeti prije desetak godina. Nakon ove dvije godine, smatra Stjepan Roglić, potpredsjednik Nadzornog odbora tvrtke Orbico, cijela poslovna zajednica u Hrvatskoj spremna je za novi oblik rada. Međutim, treba poraditi na pravnom okviru. Reguliranje prava radnika i prava zaposlenika u pravnom smislu nije definirano, a Roglić smatra kako to nije pitanje samo Hrvatske, već ista pravila trebaju biti postavljana na razini cijele Europske unije.
Iako se i u Orbicu nadaju što bržem završetku pandemije, hibridni način rada će zadržati i nakon što za njega ne bude bilo potrebe. Fleksibilnost je nužna, slažu se svi zaposlenici i menadžeri.
U tvrtki Rimac automobili nema internih e-mailova, koriste se alatima zbog kojih su pandemiju i rad od kuće dočekali potpuno spremni
U tvrtki Rimac automobili hibridni rad se njeguje od početaka, tako da dolaskom pandemije koronavirusa nije bilo teško sve prilagoditi kako bi svi mogli raditi od kuće. Uvođenjem rada od kuće u potpunosti i zaposlenici i menadžment su bili malo u čudu i pitali su se hoće li sve biti izvedivo, ali sve je prošlo dobro.
''Bili smo u strahu. Hoće li pasti produktivnost ili ne? Promjena je došla prirodno jer smo to već imali kao mogućnost i samo smo je formalizirali na veći broj dana kroz pravilnike, skalirali alate, podebljali opremu i licence i sve je funkcioniralo bez ikakvih problema. Najvažnije je da nitko nije imao primjedbi na hibridni rad'', kaže Robert Preskar, menadžer IT projekata, ERP-a i digitalizacije.
U cijeloj IT-zajednici nije bilo nikakvih problema s prelaskom na rad od kuće, ali svjesni smo kako su manje tvrtke ili one proizvodno orijentirane mogle imati problema.
U Rimac automobilima i ranije su forsirali i transformirali svoje poslove uslugom Microsoft Teams. Posljedica toga bila je da nemaju interne e-mailove. Inicijalno postavljanje Teamsa kao glavnog alata za komunikaciju bio je prilični kaos, ističe Preskar. Problem je bio u tome što nisu raspisali politike korištenja Teamsa i prepustili su sve ljudima, ali taman prije početka inicijalnog lockdowna izbacili su prvu verziju politika i napravili prvu reorganizaciju Teamsa te su na vrijeme imali sve spremno.
Svakodnevno se koriste mogućnostima poput planera, podsjetnika, videopoziva, chat-grupa. Cijela suradnja se odvija kroz Microsoft Teams, a koriste i pozadinski SharePoint.
Hibridni rad u Combisu omogućio je da pronađu najbolje ljude u svojim visokospecijaliziranim timovima
U Combisu, high-tech kompaniji koja rješava sve izazove vezane za ICT, potreba za hibridnim radom prepoznata je još 2018. godine, kada su kao pilot-projekt napravili program Petak u papučama. Taj dan zaposlenici su mogli svoje zadatke odrađivati od kuće ili s neke druge lokacije. U to doba su se još uvelike oslanjali na izravnu komunikaciju i sastanke uživo, a suradnja na daljinu nije baš zaživjela i jako je bilo teško naći slobodnu sobu za sastanke. Spektar zadataka koje su zaposlenici mogli obavljati od kuće je bio relativno uzak. To se u pravilu sačinjavalo od zadataka koji nisu uključivali interakciju s drugim članovima tima.
U 2019. godini uvidjeli su je kako Petak u papučama zaista zaživio i odlučili su proširiti dijapazon zadataka koje ljudi mogu odrađivati kod kuće, što je značilo da trebaju promijeniti neke poslovne procese, neke stvari digitalizirati i ono što je najbitnije, omogućiti ljudima kvalitetnu online komunikaciju i suradnju. To se nekako poklopilo s Microsoftovim izbacivanjem alata za suradnju i komunikaciju unutar sustava Office 365 – Microsoft Teams i tada je on već uhvatio dobru interakciju u svijetu te ga je Combis odlučio implementirati kao standard za razmjenu dokumenata i rad na zajedničkim projektima.
Početkom 2020. godine, kada je sve zadesila pandemija, morali su u vrlo kratkom roku svima omogućiti rad od kuće u punom kapacitetu. S tehničko-tehnološkog aspekta to za Combis nije bio izazov jer su već godinu dana radili u takvom modelu, iako u manjem opsegu.
''Bili smo jako zabrinuti. Nismo znali kakav će to ishod imati, kako će ljudi to percipirati, kakva će biti produktivnost, kakvi će biti međuljudski odnosi. Vidjeli smo da se produktivnost značajno povećala, od samih banalnih stvari, gdje više nismo trošili vrijeme, a ni sredstva na putovanje od točke A do točke B, tako da nije bilo tog praznog hoda i ljudi su mogli imati više vremena, svi skupa smo imali više vremena, bili produktivniji i možda u kraćem roku obavljali svoje zadatke te imali više slobodnog vremena'', kaže potpredsjednik Combisa Igor Dužević.
Ankete su pokazale da zaposlenici uživaju u mogućnosti hibridnog rada, a otkrili smo i nešto jako važno što je pomoglo u našoj produktivnosti.
Hibridni rad nam je pomogao i u pronalasku kadra. Mi do pandemije nismo bili skloni imati visokospecijalizirane ljude na disperziranim lokacijama jer smo vjerovali da takvi timovi moraju biti na istoj lokaciji. Uvođenjem hibridnog rada možemo se pohvaliti da imamo visoko specijalizirane timove koji se nalaze na više lokacija i u Hrvatskoj i u regiji te rade kao jedan tim bez ikakvih manjkavosti u odnosu na situaciju kad se taj tim nalazi na jednoj lokaciji.
Iako sve dobro funkcionira uz čitavu paletu Microsoft alata i Teams kao standardni alat kojim se cijela organizacija koristi svakodnevno za dnevne sastanke, nijedna krajnost nije dobra. U Combisu su uočili kako nikako nije bilo dobro biti potpuno krut oko dolaska u ured i nedostajala je fleksibilnost zaposlenika da se mogu posvetiti i svojim osobnim interesima. Ali također su zaključili da ljudi većinom ne žele sto posto raditi na daljinu, tako da su stvorili koncept koji zovu smart work, u kojem se tri dana radi u uredu, dva dana od kuće ili obrnuto, ovisno kako kojem timu odgovara. To je za Combis idealna kombinacija.
Sadržaj je napravljen u produkciji Nova Studija, native tima Nove TV, u suradnji s partnerom Microsoft po najvišim profesionalnim standardima.
