Digitalna era za dokumente u javnim ustanovama neizbježna je - postanite jednostavno njen dio

Najkasnije do 1. siječnja 2023. sva javnopravna tijela koja nemaju uspostavljen informacijski sustav uredskog poslovanja u skladu s odredbama nove Uredbe o uredskom poslovanju, dužna su ga implementirati!

Sponzorirani članak | 15.11.2022. / 15:31 komentari
PR (Foto: PR)

Mnoge javne institucije još uvijek nemaju uspostavljen informacijski sustav koji bi se bavio važnim digitalnim administrativnim pitanjima - ulaznom poštom, računima, evidencijom zaposlenika i drugim poslovnim procesima. Kod njih se sve to još uvijek obrađuje na papiru. A zakonski rok do kada sve javne ustanove moraju biti digitalizirane već je jako blizu!

tri vijesti o kojima se priča Vrijeme na Zemlji, ilustracija zemlja je poludjela Znanstvenici upozoravaju: Dolazi dan kakav čovječanstvo još nije doživjelo Protuzračni sustav Raven 70 posto učinkovitosti VIDEO Pogledajte protuzračni sustav koji su Britanci u 3 mjeseca sklepali za Ukrajinu i koji skida ruske dronove kao muhe s neba Kineski hipersonični projektili "Kill web" Amerikanci paničare jer Kina ima sustav za ciljanje zbog kojeg američke snage nisu sigurne ni na "sigurnoj" udaljenosti

1. srpnja 2021. godine Vlada Republike Hrvatske donijela je Uredbu o uredskom poslovanju kojom se uređuju pravila i mjere uredskog poslovanja u obavljanju poslova državne uprave, a primjenjuju se na uredsko poslovanje tijela državne uprave, drugih državnih tijela, jedinica lokalne i područne (regionalne) samouprave te svih javnopravnih tijela. Novom Uredbom o uredskom poslovanju stavlja se veliki naglasak na digitalizaciju. Međusobna komunikacija dobiva novu dimenziju te se kao takva potpuno mijenja jer se uvodi nova generacija dokumentacije – dokumentacija koja fizički ne postoji.

Također, potpuno se redefinira sam postupak potpisa te se stavlja naglasak na digitalni potpis. Drugim riječima, sva tijela morat će međusobno komunicirati primarno digitalnim putem. S tehničke strane, Uredba propisuje da ovlašteni službenici trebaju imati pristup informacijskom sustavu koji postaje temelj rada svakog javnopravnog tijela. Svaki ovlašteni službenik imati će digitalnu reprezentaciju unutar sustava i nitko neće biti izuzet iz toga.

 

PR (Foto: PR)


Jeste li spremni započeti s elektroničkim upravljanjem dokumentima?

Izrađen u skladu s Uredbom o uredskom poslovanju, HIVERGEN sadrži mnoge funkcionalnosti kako bi ispunio sve potrebne zahtjeve i obveze koje imaju razne javne ustanove i agencije, gradovi, županije, općine, škole, muzeji...

Zaprimanje, obrada i izdavanje dokumenata je ubrzano i automatizirano, uz dodatak brojnih prednosti.

• Svi dokumenti su u digitalnom obliku i mogu se lako i brzo pronaći
• Svaka informacija koja je potrebna u radu je točna i pravovremeno dostupna
• Mogućnost jednostavne izrade rješenja, dopisa i odluka
• Distribucija dokumenata i informacija među zaposlenicima ubrzana

Funkcionalnosti Hivergen sustava koje olakšavaju upravljanje dokumentacijom su


• Digitalna pisarnica
• Automatska digitalna arhiva (skeniranje, učitavanje, predlošci, datoteke)
• Mogućnost unosa i skeniranja većeg broja dokumenata
• Kompletan urudžbeni zapisnik (NUP/UP)
• Kompatibilan s Uredbom o uredskom poslovanju
• Automatska dodjela urudžbenih brojeva / rednih brojeva
• Uvid u status predmeta (tko ga je zadužio, datum zaduživanja i sl.)
• Jednostavno pretraživanje prema klasi, urudžbenom broju, podnositelju, poslovnom subjektu, raznim datumima i sl.
• Upravljanje matičnim podacima
- Partneri
- Definiranje klasa, klasifikacijskih planova, organizacijskih jedinica
• Dodjeljivanje i praćenje zadataka
• Slanje i primanje internih poruka s prilozima (predmeti, dokumenti, datoteke)
• Ispis košuljice predmeta, ispis štambilja

I još mnogo toga (u skladu s vašim potrebama)...

PR (Foto: PR)

 

Kako DMS sustav može pomoći VAMA?

Implementacija modernog rješenja za upravljanje dokumentima nudi mnogo značajnih prednosti za javne ustanove, ali i tvrtke svih veličina. Smanjeni troškovi, bolja učinkovitost poslovanja i kvalitetnija suradnja zaposlenika mogu imati ogroman utjecaj na uspješnost poslovanja.

HIVERGEN je razvila tvrtka s tridesetogodišnjim iskustvom INPRO d.o.o. iz Čakovca (https://inpro.hr/, inpro@inpro.hr), a uz postojeći DMS, ima još puno više funkcionalnosti kojima se aktivno služe brojne tvrtke u Hrvatskoj. DMS, BI (poslovna inteligencija i izvještavanje) i BPM (upravljanje poslovnim procesima) čine jedinstvenu cjelinu koja uvelike olakšava poslovanje i upravljanje informacijama i dokumentima u svakoj tvrtki.

Kvaliteta sustava leži u njegovoj jednostavnosti, prilagodbi potrebama svakog korisnika i brzini. Ovo je jednostavan i pristupačan tehnološki sustav koji omogućava uštedu troškova, pojednostavljuje i olakšava tijek rada te uvodi red u poslovanje.

 

Vezane vijesti