Mnoge javne institucije još uvijek nemaju uspostavljen informacijski sustav koji bi se bavio važnim digitalnim administrativnim pitanjima - ulaznom poštom, računima, evidencijom zaposlenika i drugim poslovnim procesima. Kod njih se sve to još uvijek obrađuje na papiru. A zakonski rok do kada sve javne ustanove moraju biti digitalizirane već je jako blizu!
1. srpnja 2021. godine Vlada Republike Hrvatske donijela je Uredbu o uredskom poslovanju kojom se uređuju pravila i mjere uredskog poslovanja u obavljanju poslova državne uprave, a primjenjuju se na uredsko poslovanje tijela državne uprave, drugih državnih tijela, jedinica lokalne i područne (regionalne) samouprave te svih javnopravnih tijela. Novom Uredbom o uredskom poslovanju stavlja se veliki naglasak na digitalizaciju. Međusobna komunikacija dobiva novu dimenziju te se kao takva potpuno mijenja jer se uvodi nova generacija dokumentacije – dokumentacija koja fizički ne postoji.
Također, potpuno se redefinira sam postupak potpisa te se stavlja naglasak na digitalni potpis. Drugim riječima, sva tijela morat će međusobno komunicirati primarno digitalnim putem. S tehničke strane, Uredba propisuje da ovlašteni službenici trebaju imati pristup informacijskom sustavu koji postaje temelj rada svakog javnopravnog tijela. Svaki ovlašteni službenik imati će digitalnu reprezentaciju unutar sustava i nitko neće biti izuzet iz toga.
Jeste li spremni započeti s elektroničkim upravljanjem dokumentima?
Izrađen u skladu s Uredbom o uredskom poslovanju, HIVERGEN sadrži mnoge funkcionalnosti kako bi ispunio sve potrebne zahtjeve i obveze koje imaju razne javne ustanove i agencije, gradovi, županije, općine, škole, muzeji...
Zaprimanje, obrada i izdavanje dokumenata je ubrzano i automatizirano, uz dodatak brojnih prednosti.
• Svi dokumenti su u digitalnom obliku i mogu se lako i brzo pronaći
• Svaka informacija koja je potrebna u radu je točna i pravovremeno dostupna
• Mogućnost jednostavne izrade rješenja, dopisa i odluka
• Distribucija dokumenata i informacija među zaposlenicima ubrzana
Funkcionalnosti Hivergen sustava koje olakšavaju upravljanje dokumentacijom su
• Digitalna pisarnica
• Automatska digitalna arhiva (skeniranje, učitavanje, predlošci, datoteke)
• Mogućnost unosa i skeniranja većeg broja dokumenata
• Kompletan urudžbeni zapisnik (NUP/UP)
• Kompatibilan s Uredbom o uredskom poslovanju
• Automatska dodjela urudžbenih brojeva / rednih brojeva
• Uvid u status predmeta (tko ga je zadužio, datum zaduživanja i sl.)
• Jednostavno pretraživanje prema klasi, urudžbenom broju, podnositelju, poslovnom subjektu, raznim datumima i sl.
• Upravljanje matičnim podacima
- Partneri
- Definiranje klasa, klasifikacijskih planova, organizacijskih jedinica
• Dodjeljivanje i praćenje zadataka
• Slanje i primanje internih poruka s prilozima (predmeti, dokumenti, datoteke)
• Ispis košuljice predmeta, ispis štambilja
I još mnogo toga (u skladu s vašim potrebama)...
Kako DMS sustav može pomoći VAMA?
Implementacija modernog rješenja za upravljanje dokumentima nudi mnogo značajnih prednosti za javne ustanove, ali i tvrtke svih veličina. Smanjeni troškovi, bolja učinkovitost poslovanja i kvalitetnija suradnja zaposlenika mogu imati ogroman utjecaj na uspješnost poslovanja.
HIVERGEN je razvila tvrtka s tridesetogodišnjim iskustvom INPRO d.o.o. iz Čakovca (https://inpro.hr/, inpro@inpro.hr), a uz postojeći DMS, ima još puno više funkcionalnosti kojima se aktivno služe brojne tvrtke u Hrvatskoj. DMS, BI (poslovna inteligencija i izvještavanje) i BPM (upravljanje poslovnim procesima) čine jedinstvenu cjelinu koja uvelike olakšava poslovanje i upravljanje informacijama i dokumentima u svakoj tvrtki.
Kvaliteta sustava leži u njegovoj jednostavnosti, prilagodbi potrebama svakog korisnika i brzini. Ovo je jednostavan i pristupačan tehnološki sustav koji omogućava uštedu troškova, pojednostavljuje i olakšava tijek rada te uvodi red u poslovanje.
