Iako danas jedan jednostavan servis za naručivanje putem SMS-a ne možemo nazvati revolucionarnim, za brojne roditelje koji od početka listopada koriste servis za naručivanje u pedijatrijskim ordinacijama NEČEKAM, ovo je zaista prava revolucija.
Najveći problem u pedijatrijskim ordinacijama jest dugo i često višesatno čekanje u prenatrpanim čekaonicama s drugom bolesnom djecom uz neizostavan dječji plač, buku i nervozu, roditelja i djece. Također, kako dio roditelja samo ostavi knjižice i ode u šetnju s djecom, roditelji u čekaonicama često ne znaju kada će njihovi mališani biti na redu za pregled, što dodatno otežava čekanje.
Adlan Čehobašić, otac četvero djece, više se puta našao u ovakvoj situaciji, a kada je jedne hladne večeri prošle zime proveo dva i pol sata s četiri dječaka čekajući na red, pri čemu su dio vremena proveli na hladnoći jer je čekaonica bila puna, počeo je razmišljati o tome što se može napraviti kako bi se tome stalo na kraj.
Jednostavan i učinkovit sustav, svi su zadovoljni
Ideja je bila jednostavna – umjesto dolaska s bolesnim djetetom u ordinaciju, ostavljanja knjižice i čekanja na red, odlučio je napraviti sustav za naručivanje u kojem će roditelji samo poslati SMS i nakon toga će dobiti obavijest o tome koji su na redu i procijenjeno vrijeme čekanja, a sa svakim obrađenim pacijentom šalje se nova poruka, kako bi roditelji znali kada su na redu i kada bi trebali krenuti u ordinaciju. Naravno, kao uvijek, hitni slučajevi imaju prednost, a sustav vodi računa i o tome.
Od ideje do realizacije prošla je skoro godina dana, a sustav je zaživio početkom listopada u dvije pedijatrijske ordinacije u Zagrebu. Rezultat je zaista fantastičan te na temelju iskustva brojnih roditelja, ali i vlastitog iskustva, možemo potvrditi da sustav radi upravo onako kako bi trebao – jednostavno i učinkovito te u potpunosti opravdava svoje ime NEČEKAM. Samo tijekom nekoliko puta koje smo koristili ovaj sustav uštedjeli smo 6 do 7 sati koje smo, umjesto u čekaonici s bolenom djecom, proveli doma.
Ovakav jedan sustav voljeli bi vidjeti i u svim liječničkim ordinacijama jer bi se tako uštedjeli brojni sati pacijentima, dok bi se čekaonice rasteretile te bi u njima bile samo osobe koje su uskoro na redu.
Treba napomenuti kako se sustav NEČEKAM, za sada, koristi samo u vrijeme primanja bolesne djece. Sustav vodi računa o radnom vremenu, od kada do kada se primaju bolesna i zdrava djeca, pauzama unutar radnog vremena itd.
Dr. Metka Regan, u čijoj je ordinaciji implementiran sustav NEČEKAM, u razgovoru za ZIMO izrazila je veliko zadovoljstvo sa sustavom koji je ispraznio inače prepunu čekaonicu: "Medicinska sestra i ja osjećamo manji pritisak i nezadovoljstvo roditelja koji dugo borave u čekaonici, manja je obostrana frustracija. Moje zadovoljstvo je veliko jer je smanjen lanac prenošenja infekcija s jednog do drugog djeteta".
Ponosna je što su kreativci ovog sustava roditelji njenih malih pacijenata te je po sustavu jasno kako iza njega stoje upravo osobe koje su direktno upoznate s konkretnim problemom za koje su pronašli konkretno i učinkovito rješenje, na zadovoljstvo brojnih roditelja.
O samom sustavu i o tome hoće li se u budućnosti početi koristiti i u drugim ordinacijama, razgovarali smo s Adlanom Čehobašićem koji je i došao na ideju za NEČEKAM i aktivno sudjelovao u njegovom razvoju.
Koliko je sustav kompliciran za upotrebu?
U bolničkom sustavu radim skoro 10 godina, tako da imam uvid u posao koji se obavlja u ordinacijama te da osoblje ima mnogo više posla od onoga što nam se kao pacijentima čini. Radi se o mnogo sitnih poslova koji troše vrijeme. Zato je sustav koncipiran tako da ima minimalne radnje u njemu. Unosi se samo ime i prezime djeteta koje je dovedeno na pregled, broj telefona na koji će se primati SMS obavijesti i ukupan broj djece koji je doveden na pregled. Ako se pacijent prijavio preko SMS-a, sustav sve to odrađuje sam. Kada je pacijent obrađen, napravi se jedan klik mišem i to je sve.
Koliko ordinacija trenutno koristi vaš sustav?
Željeli smo započeti s manjem brojem ordinacija kako bismo mogli brzo reagirati na povratne informacije dobivene od liječnika i med. sestara. Ono što mi zamislimo i nudimo možda nije uvijek ono što korisnicima treba, stoga smo za sada sustav uveli u dvije ordinacije u Zagrebu – dr. Metka Regan (Knežija) i dr. Diana Puževski (Trešnjevka) te ga prilagodili potrebama liječnika i pacijenata. Ovim putem se želim još jednom zahvaliti liječnicama što su imale hrabrosti napraviti promjenu te njihovim medicinskim sestrama koje su nam pomogle s prijedlozima, ukazivanju problema u čekaonicama te na svakoj povratnoj informaciji koju smo dobili i koje i dalje dobivamo. Isto tako, želimo se zahvaliti i roditeljima što su prihvatili ovu inicijativu. Sada kada je sustav upotpunjen nastavljamo s daljnjim implementacijama u drugim ordinacijama.
Potencijal sustava puno je veći od pedijatrijskih ordinacija
Jeste li imali negativnih iskustava do sada?
Imali smo u startu manjih bugova u sustavu koje smo otklonili, što je normalno i očekivano pri izradi novih računalnih sustava. Nekih negativnih iskustava nije bilo jer su svi roditelji svjesni kako je procijenjeno vrijeme okvirno, da je moguće zbog raznih faktora stići dosta prije prvog procijenjenog vremena, ali i nakon tog vremena. Roditelji koji su došli kod pedijatra nakon dužeg vremena i nisu do sada imali prilike saznati nešto o sustavu ostanu nakratko neugodno iznenađeni kada vide gotovo praznu čekaonicu, a nakon upisa u sustav dobiju obavijest da su primjerice dvanaesti na redu.
Koliko je potrebno da se sustav uhoda?
Sustav je vrlo jednostavan i osoblju je potrebno nekoliko pacijenata kako bi se naučili koristiti s njim. Nakon toga je potreban jedan dan za navikavanje na klik mišem kada je pacijent obrađen. Nije to ništa komplicirano, ali sasvim je razumljivo i normalno da se to ponekad zaboravi, jer imaju automatizam posla koji ne uključuje taj klik. U periodu od dva do tri tjedna sustav će isprobati dovoljan broj roditelja i tada broj ljudi u čekaonici drastično pada.
Koliko ljudi je uključeno u ovaj projekt i koliko dugo ste ga razvijali, tj. koliko je trajao put od ideje o realizacije?
Nakon što sam dobio ideju za ovu uslugu, proveo sam jedno vrijeme razmatrajući kako bi bilo najbolje napraviti sustav. Imam nešto programerskog iskustva, do sada sam programirao aplikacije i igre za iOS. Nakon što sam shvatio da se radi o nekoliko tehnologija o kojima trenutno znam vrlo malo ili gotovo ništa te da u ovoj životnoj fazi kraj četvero djece i doktorata jednostavno nemam dovoljno vremena u danu za proučavanje dodatnih stvari, ispričao sam ideju programeru - svom najboljem prijatelju i kumu. Uz dosta nagovora on i još jedan zajednički prijatelj ipak su odlučili isprogramirati sustav.
Tijekom razvoja nam se priključila i psihologinja, također majka četvero djece. Sada tim čini četiri osobe: Renata Križanić - psihologinja, Hrvoje Jozinović - programer, Ante Maletić - programer i moja malenkost. Cijeli razvoj od ideje do implementacije je trajao dosta duže od očekivanoga, nešto manje od godinu dana. Razlog tome je da smo svi zaposleni te da smo imali dosta komplikacija u privatnom životu u određenim periodima pa se razvoj zbog toga odužio.
Kakav je daljnji plan s NEČEKAM – proširiti ga na druge pedijatrijske ordinacije u Zagrebu i Hrvatskoj ili možda vidite i međunarodni potencijal? Također, postoji li mogućnost implementacije i u drugim ordinacijama, ne samo u pedijatrijskim?
Plan je ići korak po korak. Želimo sustav uvesti u još ambulanti i stupili smo u kontakt s nekim pedijatrima i dogovaramo se. Potencijal sustava nije samo u pedijatrijskim ambulantama ili ambulantama općenito. Ono što je u pedijatrijskim ambulantama je samo jedan dio sustava i može se proširiti na mnogo toga. Ako postoji nekakvo nedefinirano čekanje ili ako ljudi redovito kasne u svoje termine, odnosno ako postoji mogućnost nenadanog otkazivanja termina, ovaj sustav može jako pridonijeti. Tako da, ako imate problem s čekanjem ili gužvama, javite nam se – možda baš imamo rješenje za vas. Što se tiče međunarodnog potencijala, on uvijek postoji, ali opet, korak po korak. Za godinu-dvije bit će vidljivo je li projekt promašen ili ide prema naprijed.
Sustav je za pedijatre u potpunosti besplatan
Koliko iznose troškovi za roditelje, a koliko za pedijatre?
Ideja iza sustava nije profit – svi smo mi zaposleni. Ovo je projekt kojim želimo pridonijeti društvu, prvenstveno onima kojima je i najpotrebnije – djeci. Želimo smanjiti vrijeme čekanja u pedijatrijskim ambulantama radi djece koja bolesna često vrlo dugo čekaju u malim prostorima. Zbog toga je sustav za pedijatre besplatan. Što se tiče troškova za roditelje, oni koji osobno dođu s knjižicom i uz nju ostave broj telefona sve SMS obavijesti su im besplatne, kao i otkazivanje dolaska ako nisu u mogućnosti doći. Roditelji koji se žele prijaviti za dolazak putem SMS-a, taj prvi SMS će im se naplatiti 3.72kn s PDV-om (kao npr. parking koji se plaća SMS-om). Sve daljnje obavijesti SMS-om također su besplatne, kao i otkazivanje usluge.
Ovo sada zvuči kontradiktorno, ako cilj sustava nije profit - zašto se naplaćuje? Jednostavno jer postoje troškovi koje mi za sada preuzimamo na sebe. Ako se broj ambulanti poveća, projekt dugoročno nije održiv. Da bi opstao, mora postati samoodrživ.
Može li se sustav samo isprobati?
Naravno! Tko god želi isprobati sustav u svojoj ordinaciji ili tvrtki, samo se treba javiti na email kako bismo se dogovorili za datum testiranja sustava. U pedijatrijskim ambulantama idealno bi bilo testiranje imati dva dana za redom u terminu bolesnih.
Koji su koraci kada netko želi koristiti sustav?
Za korištenje sustava u ordinacijama (ili tvrtki) potrebno je ispuniti sljedeće:
- javiti se na email info@necekam.com s kraćim opisom što želi i ostaviti broj telefona na koji se možemo povratno javiti
- dogovaranje datuma testiranja sustava ili početka korištenja usluge
- mi šaljemo korisničko ime i lozinku za prijavu u naš sustav
- potpisivanje ugovora radi zadovoljavanja pravne forme
- postavljanje našeg plakata s informacijama u čekaonici tjedan dana prije početka rada sustava
- postavljanje naših letaka s detaljnim uputama kako koristiti sustav u čekaonici
Pružate li kakvu podršku korisnicima?
Naravno. Kada je testiranje sustava, barem jedan od dva dana netko od nas je u čekaonici, razgovara s roditeljima, objašnjava uslugu te je na raspolaganju osoblju ordinacije za sva pitanja i pomoć ako negdje dođe do poteškoće. U prvom tjednu rada, prva dva dana smo u čekaonici, jedan dan je osoblje samo, nakon toga još dan ili dva smo mi s njima ako je potrebno. Sve se dogovorimo. Nakon toga, ako se dogodi da osoblje ordinacije ima nekakav problem s sustavom, samo nas nazovu na broj mobitela ili pošalju SMS. Javljamo se odmah i odgovaramo na poruke. I čujemo se redovito sa osobljem ordinacija radi povratne informacije, prijedloga, kritika…
Kome se roditelji obraćaju ako imaju problema sa sustavom?
Ako roditelji imaju problema sa sustavom, mogu obavijestiti osoblje ordinacije, koje će problem javiti nama. Mogu se i nama obratiti direktno na email. Akoimaju problema s plaćenim SMS-om, pružatelj usluge SMS plaćanja je "NTH mobile d.o.o.", tako da u tom slučaju s njima komuniciramo.
Što ako netko od roditelja ne želi koristiti vaš sustav?
Nikoga ne želimo prisiljavati na korištenje nečega što ne želi. Oni koji ne žele koristiti sustav na nikakav način ga ne narušavaju. Sustav je zapravo "virtualna čekaonica" i u nju je moguće ući na tri načina: prijavom putem SMS-a, osobnim dolaskom tako da uz knjižicu ostavite broj telefona ili osobnim dolaskom tako da uz knjižicu ne ostavite broj telefona. U sva tri slučaja ste uneseni u sustav i ne postoji favoriziranje nikoga od njih. Razlika je samo u tome da sustav neće slati SMS obavijesti onome tko ne želi. Ali ta osoba i dalje ima rezervirani redni broj, samo što čeka u čekaonici bez SMS obavijesti kao i do sada.
