Programi za razmjenu poruka, odnosno chat aplikacije, mogu se činiti kao jednostavan i brz način razmjene podataka među kolegama u tvrtki, bez obzira rade li od kuće ili iz ureda. No, iako na tržištu postoji cijeli niz različitih programa koji su namijenjeni za poslovnu komunikaciju, često se, zbog jednostavnosti, koriste i neformalni kanali odnosno programi. 

Međutim, korištenje bilo kakvih programa za razmjenu poruka i chat, pokazalo se kao veoma opasno jer su zaposlenici skloni na takvim, nesigurnim kanalima komunikacije, razmjenjivati i podatke koji su veoma osjetljivi. 

Upravo je to pokazalo istraživanje globalne tvrtke za zaštitu podataka, Veritas Technologies. Naime, čak 71 posto zaposlenih u svijetu – uključujući i 68 posto onih u Sjedinjenim Američkim Državama – priznalo je kako osjetljive i za tvrtku važne poslovne podatke dijeli korištenjem alata za razmjenu poruka i kolaboraciju.

"Izvještaj o skrivenim prijetnjama poslovne kolaboracije“ (Hidden Threat of Business Collaboration Report) obuhvatio je istraživanje među 12.500 zaposlenih u 10 zemalja, a pokazuje da oni tvrtke u kojima rade izlažu riziku kada dijele podatke na platformama koje su izvan kontrole njihovih tvrtki.

U Sjedinjenim Američkim Državama, 58 posto zaposlenih sprema svoje vlastite kopije podataka koje dijele putem platformi za razmjenu poruka, dok 51 posto kaže da te podatke često u potpunosti briše. U oba slučaja postupanja tvrtke u kojima rade mogu biti suočene s velikim kaznama ukoliko regulatorne agencije zatraže pisani trag o pojedinim transakcijama i poslovno obvezujućim dogovorima.

Osjetljivi podaci koje zaposleni dijele putem spomenutih kanala uključuju informacije o klijentima tvrtke (13 posto), detalje o temama vezanim uz ljudske resurse (10 posto), poslovne planove (10 posto) pa čak i rezultate testiranja na COVID-19 (12 posto). Manje od jedne trećine ispitanih reklo je da nikada nisu dijelili išta što bi moglo biti kompromitirajuće.

Istraživanje je također otkrilo da, iako mnogi zaposleni koriste kolaboracijske alate za zaključivanje dogovora, obradu narudžbi i pregovore o povišicama, mnogi vjeruju kako kasnije neće biti službenog zapisa te diskusije ili dogovora. Samo 56 posto ispitanih u SAD-u vjeruje da poslodavci, odnosno tvrtke, pohranjuju ove informacije.

Izazovi postaju sve složeniji i zbog količine vremena koju zaposleni provode koristeći alate za razmjenu poruka i kolaboraciju. Tako se vrijeme provedeno u korištenju alata poput Zooma i Microsoft Teamsa povećalo za 13 posto od početka pandemije, što znači da zaposleni, u prosjeku, provode svakodnevno dva i pol sata koristeći ove aplikacije, a 27 posto zaposlenih provodi više od pola vremena u radnom tjednu koristeći ove alate.

Značajna količina poslovnih aktivnosti danas se rutinski provodi na ovim kanalima i zaposlenici na njima sklapaju dogovore koji su obvezujući. Primjerice, kao posljedicu zaprimanja informacija putem platformi za razmjenu poruka i drugih kolaboracijskih alata, gotovo 24 posto zaposlenih u SAD-u primilo je i obradilo narudžbu, 25 posto primilo je preporuke za kandidata za posao, a 20 posto prihvatilo je i potpisalo ugovor.

Zanimljivo, unatoč kritikama nadređenih, zaposlenici su skloni i dalje dijeliti osjetljive podatke neformalnim kanalima. Posebno zabrinjava što 75 posto svih zaposlenih u SAD-u kaže kako namjerava nastaviti s praksom dijeljenja ovih vrsta podataka i u budućnosti.

Kada su upitani koje metode komunikacije pružaju najpouzdaniji dokaz da je postignut obvezujući dogovor, rezultati su iznenadili. Naime, čak 96 posto ispitanih u SAD-u smatra elektroničku poštu pouzdanom potvrdom dogovora , nakon čega slijedi elektronički potpis kojemu vjeruje 95 posto ispitanih. Porukama na IM platformama kao potvrdama dogovora vjeruje 93 posto ispitanih, SMS porukama 89 posto, a čak i porukama na društvenim mrežama kao dokazu dogovora vjeruje 68 posto zaposlenih.

Kako bi se izbjegle situacije u kojima zbog korištenja neformalnih kanala procure osjetljive informacije, Veritas tvrtkama savjetuje da standardiziraju skup kolaboracijskih alata i alata za razmjenu poruka koji ispunjavaju zahtjeve samog poslovanja, kako bi se ograničilo širenje informacija po drugim platformama. Također, dodaju kako je potrebno stvoriti politiku koja regulira dijeljenje podataka, jer će to pomoći u kontroli dijeljenja osjetljivih i povjerljivih podataka.

Osim toga trebalo bi educirati zaposlenike o politikama vezanim uz dijeljenje podataka kao i o alatima koji se koriste kako bi se spriječila slučajna kršenja prihvaćenih politika.