Starije generacije sjećaju se kako je nekad izgledalo studiranje - za sve se trebalo otići u studentsku referadu. Ako ste željeli prijaviti ispiti, morali ste kupiti papirnatu prijavnicu, ispuniti ju, odnijeti u referadu da vam udare pečat, a ako ste željeli povući prijavnicu, morali ste otići direktno ili u refereadu ili do profesora.
Sve je to promijenio Studomat, odnosno kako se službeno zove, Informacijski sustav visokih učilišta. Kad je prije 20 godina pušten u produkciju, predstavljao je temelj digitalizacije procesa na visokim učilištima. Obuhvatio je administrativne procese koji prate nastavu i tijek studiranja, povećao kvalitetu i točnost podataka te omogućio integriranje informacijskog sustava jedne ustanove s informacijskim sustavima drugih ustanova unutar sveučilišta ili veleučilišta. ISVU je tako omogućio da studenti i nastavnici znatan dio administrativnih poslova obavljaju lakše i brže, s udaljenih lokacija (npr. iz sigurnosti vlastitog doma), bez čekanja ili potrebe za osobnim kontaktom na visokom učilištu.
Osim što smanjuje broj administrativnih poslova za studente, nastavnike i osoblje u raznim službama, ISVU utječe na povećanje točnosti i dostupnosti informacija te pomaže donošenju odluka i izradi strategija. ISVU omogućuje aplikacijsku interoperabilnosti i povezanost s oko 250 drugih informacijskih sustava. Visoka učilišta koja ga koriste ostvaruju znatne uštede financijskih sredstava jer nemaju trošak izgradnje i održavanja vlastitog rješenja. Naime, Srce brine o nadograđivanju i osuvremenjivanju programske podrške, dok sustav financira Ministarstvo znanosti i obrazovanja koje je i vlasnik sustava, istaknuo je dr. sc. Ognjen Orel, pomoćnik ravnatelja Srca.
Kroz povezanost s drugim informacijskim sustavima, kao što je npr. Informacijski sustav studentskih prava (ISSP), ISVU djeluje kao ishodište za brojne podatke koji se kroz te sustave dalje koriste u digitalnom svijetu, čime je osigurano jednostavnije funkcioniranje studenata u društvu. Primjerice, evidencijom upisa studenta u sljedeću akademsku godinu u ISVU, tom se studentu automatski produljuje status studenta u ISSP-u, otkud se njegovi podaci automatski preuzimaju u sustav HZZO-a radi ostvarivanja prava na zdravstveno osiguranje.
Od nedavnih iskoraka, posebno ističemo uvođenje mogućnosti izdavanja e-potvrda, odnosno potvrda s elektroničkim pečatom. To znači da student može zatražiti, i dobiti elektroničkom poštom, digitalno ovjerenu potvrdu o studiranju (čak i s prijepisom ocjena). Tu potvrdu može proslijediti bilo kome tko je zainteresiran, a taj može provjeriti njezinu ispravnost na našem javnom servisu. Ova je funkcionalnost dostupna svim visokim učilištima od početka godine, a u ISVU ju trenutno koriste Prirodoslovno-matematički fakultet, Fakultet elektrotehnike i računarstva, Fakultet organizacije i informatike i Filozofski fakultet na Sveučilištu u Zagrebu te Katolički bogoslovni fakultet na Sveučilištu u Splitu dok njih još 11 poduzima pripremne radnje za njezino korištenje, napomenuo je Ognjen Orel.
ISVU se sastoji od više zasebnih modula koji podržavaju standardne aktivnosti svakog visokog učilišta, kao što su upisi studenata na studije, prijavljivanje ispita, unos ocjene na ispitu, provođenje završetka studija, provođenje mobilnosti studenata, izdavanje raznih dokumenata (potvrda o upisu i završetku studija, diploma, svjedodžbi i dopunskih isprava o studiju) te automatski stvaraju zbirne izvještaje. Najbrojniju skupinu korisnika čine studenti – njih gotovo 140.000 redovito koristi Studomat za prijavu i odjavu ispita, uvid u podatke o ispitima, upis godine, izdavanje potvrda o upisu te pregled ostalih podataka koji su o studentu evidentirani u sustavu. Trenutno se sustav koristi na 111 hrvatskih visokih učilišta i u njemu je evidentirano oko 26.000 nastavnika i djelatnika, od kojih njih oko 14.000 ujedno i koristi neki od modula sustava.
U sustavu je do sada obavljeno ukupno oko 674 milijuna izmjena podataka dok je tijekom 2020. godine zabilježen gotovo 141 milijun, odnosno prosječno 4-5 izmjena podataka u sekundi. Ukupno je u sustavu provedeno skoro 23 milijuna ispita, a putem programskog sučelja odrađeno je 3,2 milijarde zahtjeva i to samo u 2020. godini njih više od 880 milijuna, odnosno 28 zahtjeva po sekundi, istaknula je Dubravka Lelas, voditeljica usluge Informacijski sustav visokih učilišta.
Ministarstvo znanosti i obrazovanja je vlasnik sustava, osigurava financijska sredstva potrebna za njegov rad, razvoj i održavanje te ga besplatno daje na korištenje visokim učilištima. Srce razvija programsku podršku, osigurava rad i brine se za njegovo redovito funkcioniranje te pruža stručnu tehničku podršku i provodi edukacije korisnika s visokih učilišta koja koriste ISVU.
Godine 1999. Fakultet elektrotehnike i računarstva (FER) je započeo razvoj Informacijskog sustava visokih učilišta (ISVU), a sustav je započeo s radom u svibnju 2001. na pilot-ustanovama, Medicinskom fakultetu i Fakultetu strojarstva i brodogradnje Sveučilišta u Zagrebu. Godine 2004. dom ISVU-a postaje Srce, a suradnja s FER-om na održavanju i nadogradnji sustava trajala je do kolovoza 2011. godine od kada Srce u potpunosti brine o sustavu.
