Sada već dobro znamo da će veoma uskoro javni sektor u potpunosti biti digitaliziran i sve će javne ustanove morati imati informacijski sustav uredskog poslovanja (s prvim danom iduće godine). Digitalni informacijski sustav za javni sektor omogućit će automatizaciju ponavljajućih aktivnosti, praktičniju i lakšu razmjenu različitih vrsta podataka i, što je najvažnije - rješavanje papirnatih dokumenata.
Ovakav sustav nudi mnoštvo prednosti, dopuštajući ustanovama da smanje troškove, smanje pogreške koje su neizbježne kod ručnog popunjavanja i rukovanja dokumenata, te da povećaju učinkovitost. Kad zaposlenici u javnoj upravi (obrazovne institucije, gradovi, županije i općine, muzeji...) troše manje vremena na ponavljajuće jednostavne zadatke, imaju više vremena za kreativnost i razmišljanje o aspektima svog rada na nekoj višoj razini. Ukratko, mogu uložiti svoju energiju u ono što je doista važno.
Ako još nemate informacijski sustav uredskog poslovanja možda se suočavate s izazovom kojeg od dostupnih odabrati.
Je li automatizacija tijeka rada potrebna i vama?
Prvi i najvažniji znak da je krajnje vrijeme za traženje sustava za upravljanje dokumentima i automatizaciju tijeka rada jest zbog usklađenosti sa zakonom:
A ovo su još samo neki od razloga:
• Imate puno standardiziranih, ponavljajućih procesa
• Imate puno obrazaca na papiru
• Mnogi zadaci zaglave u "limbu", čekajući odobrenje
• Odjeli pate od pogrešne komunikacije ili ponovljenih grešaka
• Neki se ključni zadaci zanemaruju
• Vašim zaposlenicima nedostaje odgovornost
• Često se raspitujete o statusu zadatka…
Što tražiti od kvalitetnog sustava informacijskog poslovanja?
Jednostavan dizajn prilagođen korisniku
Tražite sustav za automatizaciju koji će vam olakšati svakodnevne zadatke, zar ne? Pobrinite se da odaberete sustav koji je intuitivan i jednostavan za korištenje. U protivnom ćete možda potrošiti previše vremena samo pokušavajući naučiti kako koristiti softver.
Laka integracija
Mnoga rješenja nemaju mogućnost integracije s drugim sustavima, što može suprotstaviti vašem izvornom cilju pojednostavljivanja procesa. Za najbolje rezultate potražite sustav koji je kompatibilan s alatima koje već koristite.
Napredno izvješćivanje
Kako možete zaista poboljšati svoje procese bez znanja o tome kakve rezultate donosi implementacija sustava za upravljanje datotekama? Naravno, s vremenom ćete htjeti unijeti male prilagodbe, a napredno izvješćivanje omogućit će vam da to učinite učinkovitije. Tražite sustav koji uključuje opsežne alate za izvješćivanje i analitiku kako biste maksimalno optimizirali svoje procese.
Prilagođavanje
Ne postoje dvije iste ustanove, što znači da su prilagodljiva rješenja neophodna za optimizaciju procesa. Najkvalitetniji sustavi za upravljanje datotekama i automatizaciju tijeka rada (DMS sustavi) dovoljno su složeni da se prilagode nijansiranim poslovnim procesima koje trebate pojednostaviti.
Započnite s Hivergenom
Jeste li spremni usredotočiti se na ono što je najvažnije unutar vaše ustanove? Započnite već danas s besplatnim predstavljanjem Hivergen sustava, kojeg je razvio Inpro, tvrtka s tridesetogodišnjim iskustvom. Izrađen u skladu s Uredbom o uredskom poslovanju, Hivergen sadrži mnoge funkcionalnosti kako bi ispunio sve potrebne zahtjeve i obveze koje imaju sve obrazovne institucije, gradovi, županije i općine, muzeji i sve druge javne institucije
Nakon što izbliza vidite ovaj sustav odmah ćete primijetiti glavne prednosti: pružiti odlično korisničko iskustvo, premašiti očekivanja i značajno vam olakšati poslovanje.
Prilagođeni smo jedinstvenim potrebama školskih ustanova i imamo puno klijenta iz ove sfere (gradova, županija, vrtića, osnovnih i srednjih škola te fakulteta, muzeja...), a naš softver s lakoćom se integrira u vaše postojeće sustave. Počnite koristiti Hivergen za automatiziranje tijekova rada za vaše financije, svu dokumentaciju i upravljanje nastavnim planom i programom već danas!
Uvođenjem HIVERGEN sustava ostvaruju se prednosti:
• Mogućnost automatskog ispisa pismena, adresa, ispisnih kuverti
• Olakšano izdavanje potvrda uz automatsku evidenciju
• Omogućuje se vođenje evidencije prema arhivskim propisima
• Jednostavna i brza distribucija dokumentacije
• Digitalizirano vođenje urudžbenog zapisnika
• Brži unos dokumenata
• Nemogućnost duplog unosa podataka i informacija
HIVERGEN je razvila tvrtka s tridesetogodišnjim iskustvom INPRO d.o.o. iz Čakovca (https://inpro.hr/, inpro@inpro.hr), a uz postojeći DMS, ima još puno više funkcionalnosti kojima se aktivno služe brojne tvrtke u Hrvatskoj. DMS, BI (poslovna inteligencija i izvještavanje) i BPM (upravljanje poslovnim procesima) čine jedinstvenu cjelinu koja uvelike olakšava poslovanje i upravljanje informacijama i dokumentima u svakoj tvrtki.
Kvaliteta sustava leži u njegovoj jednostavnosti, prilagodbi potrebama svakog korisnika i brzini. Ovo je jednostavan i pristupačan tehnološki sustav koji omogućava uštedu troškova, pojednostavljuje i olakšava tijek rada te uvodi red u poslovanje.
