Popuštanje mjera za sprječavanje širenja epidemije koronavirusa za mnoge znači povratak na posao. I dok su neki protekla gotovo dva mjeseca s nestrpljenjem čekali povratak na posao, drugi su cijelo to vrijeme radili od kuće. Tako su dnevni boravci, spavaće sobe, kuhinje i druge prostorije u njihovu domu odjednom postale uredi ili konferencijske sobe.

Situacija je slična u cijelom svijetu. Milijuni ljudi koji su prije redovito odlazili na posao odjednom su morali savladati cijeli niz novih vještina, osmisliti vlastiti raspored, pronaći motivaciju i disciplinu da svakodnevno obavljaju posao uz djecu, druge ukućane ili pak televizor koji ih zove na odmor. 

Neki su se u tom "novom normalnom" bolje snašli i prepoznali prednosti rada od kuće. Drugi su jedva dočekali da se vrate na staro. Zašto je tako i što se točno promijenilo, upitali smo Borisa Blumenscheina, ravnatelja Ustanove za obrazovanje odraslih - ILBA.

Dugi niz godina bavimo se agilnim poslovanjem i digitalnom transformacijom te upozoravamo na to da se poslovne okolnosti kontinuirano, ali sve jače i češće mijenjaju. Nažalost, kod nas najveći broj tvrtki i institucija djeluje reaktivno, a ne proaktivno, što je uvijek teže jer je vrijeme koje u tom slučaju imamo na raspolaganju kraće, a potencijalnih scenarija s dobrim ishodom manje. Zbog toga je nužno razvijati kod svojih zaposlenika kompetencije adaptabilnosti, brže prilagodbe na nove i neočekivani situacije. Dio je to uspostave agilne organizacijske kulture. One organizacije koje to uspiju na duži rok će zauzeti bolje pozicije. To je ujedno i velika prilika za naše male i srednje tvrtke u 'novom normalnom', pojašnjava Blumenschein.  

Neki tvrde da su kad rade od kuće produktivniji, drugi da nisu. Postoje li kakvi alati ili načini koji bi mogli izmjeriti tu produktivnost?

Tako je uistinu i bilo – neki su bili produktivniji nego inače, dok drugi nisu uspijevali obaviti ni redovne poslove. To je pitanje osobnih sposobnosti prilagodbe, ali i sposobnosti voditelja timova aktivno i kontinuirano pratiti njihov rad. Postoji čitav niz alata za podršku, od tzv. buddy modela za nove i nedovoljno iskusne zaposlenika do mentorskog rada u kojemu koristimo one najsposobnije među nama za rješavanje operativnih izazova. Osim svojih on-line edukacijskih sadržaja u ILBA-i, upravo smo predstavili vlastitu softversku platformu koja se bazira na cloud tehnologiji i posebno je prilagođena dislociranom radu – pruža podršku radu na daljinu, olakšava upravljanje zadacima i suradnju timova. HCM platforma vrlo je jednostavna za korištenje, a u nju su ugrađeni novi modeli poslovanja. Upravo zbog toga prikladna je kao podrška vlasnicima i menadžerima, kao i svim zaposlenicima. Praćenje izvršenja zadataka ugrađeno je u njezino svakodnevno korištenje, stoga ne zahtijeva dodatni rad i daje čitav niz informacija o realizaciji poslovnih ciljeva i pojedinačnim učincima. Tu su i upravljanje inovacijama, razvoj talenata, ali i sve zakonske evidencije, dodaje Blumenschein.

Iz perspektive poslodavaca, kako uskladiti rad od kuće na način da udovoljava zakonskim regulativama? Koji su izazovi s kojima ćemo se susresti u budućnosti?

Dobra je vijest da je i javni sektor pozitivno reagirao u ovoj situaciji, relaksirao propise i njihovu provedbu u području udaljenog rada, a koliko čujem, pripremaju se i nove izmjene u tom smjeru. I sami sudjelujemo u nekima od tih inicijativa.
Što se zakonske regulative tiče, osim kontrolnih lista koje su operativni podsjetnik u različitim poslovnim situacijama, naša HCM platforma uspostavlja nekoliko praktičnih alata za usklađenost s aktualnim propisima. Na web-stranicama radodkuce.eu i HCMplatform.eu donosimo i primjere dobre poslovne prakse, a značajnu pomoć čine pripremljeni predlošci pojedinih tipova dokumenata jer ubrzavaju dnevnu operativu, povećavaju kvalitetu, smanjuju broj pogrešaka i standardiziraju najčešće poslove. Posebno vidimo veliku mogućnost korištenja suvremenih tehnologija kod terenskih poslova i u tvrtkama koje imaju kombinirani način rada – dijelom od kuće a dijelom u poslovnim prostorijama. To se odnosi na dostupnost s bilo kojeg uređaja i bilo kojeg mjesta (cloud i mobile). Od izazova spomenuo bih pojačanu potrebu zaštite podataka i informacijsku sigurnost koja je uvijek u suprotnosti s općim zahtjevom otvorenosti i dostupnosti. Ovdje vidim značajnu ulogu pružatelja usluga i tzv. SLA (Service Level Agreement) uvjeta koje jamče svojim korisnicima,
ističe Blumenschein.

Novu situaciju neki su prepoznali kao svoju priliku za uspjeh i pokrenuli različite internetske trgovine, trgovine putem Facebooka, ali i online savjetovanja i tečajeve. Kao najfleksibilniji pokazali su se mali i srednji poduzetnici koji su se brzo prilagodili novonastaloj situaciji, ali i one tvrtke i zaposlenici koji svoje poslovanje temelje na internetu i novim tehnologijama. 

Iako su, generalno rečeno, bili najmanje spremni, ti su poduzetnici inače najfleksibilniji i najbrže reagiraju. Tako je bilo i u ovoj situaciji. Sretna je okolnost što je tehnologija više nego spremna, a velik dio zaposlenika privatno je već koristio barem neke platforme za razmjenu poruka i komunikaciju (Whatsapp, Viber, Skype i sl.). Nakon toga eksplodiralo je korištenje aplikacija kao što su Microsoft Teams, WebEx, Zoom, Google Meet i slični alati. Doduše, koriste se uglavnom osnovne funkcionalnosti i sada vidimo priliku ponuditi usluge podrške za naprednije mogućnosti tih platformi. Ovdje mislim prvenstveno na upravljanje zadacima, dokumentima i projektima. Nakon prve faze u kojoj je bilo najvažnije uspostaviti osnovnu infrastrukturu i naučiti sve djelatnike korištenju novih tehnologija, slijedi faza 'reinvencije' vlastitih poslovnih modela. Ne možemo u novim uvjetima samo imitirati dosadašnji način rada, nego je potrebno aktivirati sve svoje inovacijske i kreativne potencijale, preispitati sve – od vlastite misije i vizije, poslovnih modela, portfelja svojih proizvoda i usluga do naših ciljnih grupa – postojećih i potencijalnih kupaca. U ILBA-i smo pokrenuli YouTube kanal s kratkim savjetima kako koristiti upravo taj dio navedenih alata. Naše iskustvo pokazuje da se do 80 posto smanjuje komunikacija elektroničkom poštom te se ona preusmjerava na ove platforme, čime se izravno postiže pretraživanje i dohvat traženih informacija, dodaje Blumenschein.

No izvanredno stanje polako je iza nas i sad se ponovno treba vratiti na staro. Za neke će to biti poput povratka s dugog godišnjeg odmora, dok će za druge biti stresno. 

Prije svega, imam osjećaj da je veliki dio ljudi željan povratka na posao i neće to izazvati stres. Važno je napraviti analizu proteklog razdoblja, izvući pouke i zabilježiti vrijednosti, uključujući i pohvale pojedincima koji su se istaknuli. Sve što je vrijedno treba nastaviti. Ni pod koju cijenu ne dopustiti povratak na staro jer to nije moguće. Važno je da menadžeri motiviraju svoje timove i svakog pojedinca postavljajući nove ciljeve koji su realni i s kojima se ljudi mogu identificirati. Posebno je to važno s novim, mladim generacijama jer oni prvi put proživljavaju ovakve promjene, ističe Blumenschein.